Как эффективно провести онлайн-встречу?

Сейчас, когда многие из нас работают удаленно, этот вопрос “как эффективно провести онлайн-встречу” возникает все чаще, ведь виртуальные встречи стали обычным явлением. Тем не менее, несмотря на огромный бум виртуального сотрудничества и общения, все еще существуют некоторые фундаментальные правила проведения отличных онлайн-конференций, которые часто упускают из виду. 

Проблема в том, что большинство коллег относятся к виртуальным встречам менее ответственно, из-за чего возникают недопонимания, кто-то что-то упустил и понеслось. Еще одна проблема в ожиданиях, мы предполагаем что члены команды будут свободно владеть цифровыми инструментами, с которыми они никогда раньше не сталкивались и не использовали. В итоге то, что обычно занимает полчаса, может затянуться в бесконечный видеозвонок, в котором никто не хочет участвовать. 

Провести онлайн-встречу

Чтобы помочь вам провести эффективно ваши онлайн-встречи и сделать их гораздо более увлекательными, мы подготовили советы и рекомендации для эффективных виртуальных совещаний. Используя эти методы вы плавно включите ваших коллег в процесс, они будут более заинтересованны и активно участвоватьв собрании для достижения нужных вам результатов. В сочетании с правильными цифровыми инструментами для проведения онлайн-встреч, идеальной повесткой дня и отточенными навыками онлайн-общения вы мгновенно удивите коллег своими виртуальными встречами.

Давайте погрузимся

Совет 1. Установите правила для вашей виртуальной встречи

Никто не любит устанавливать правила, но если вы хотите, чтобы ваши онлайн-встречи проходили гладко, вам понадобятся некоторые основные правила, чтобы все участники имели одинаковые ожидания от встречи и знали, что потребуется от них лично. В зависимости от вашей отрасли и темы встречи у вас будут свои предпочтения в отношении этих основных правил, но вот несколько правил, которых мы всегда придерживаемся: 

  • Не перебивать, когда другие говорят 
  • Видео включается, а звук отключается, когда каждый член команды присоединяется к собранию. 
  • Используйте окно чата или поднимите руку, чтобы задать вопросы 
  • Быть пунктуальным
  • Звук отключен, если вы не говорите 
  • Сосредоточьтесь на встрече (соцсети могут подождать!)

Чтобы избежать неприятных сюрпризов или неподготовленных коллег по команде, заранее разошлите правила встречи и повестку встречи. Если это повторяющаяся встреча, вам нужно будет сделать это только один раз, однако вы можете спросить команду, есть ли что-нибудь, что они хотят добавить в правила или повестку, после нескольких встреч. 

Совет 2. Подготовьте отличную повестку дня виртуальной встречи

Хотя мы, вероятно, все делали это в какой-то момент, это никогда не было хорошей идеей, когда дело доходит до проведения виртуальной встречи. Воодушевите свою команду и подготовьте ее к встрече заранее, создав повестку дня . 

  • Включите 5-минутный интервал в начале встречи, чтобы проверить, как у всех дела, или провести быстрое мероприятие по разогреву . С таким большим количеством удаленной работы некоторое общение в начале встречи может стать настоящим подъемом морального духа. 
  • Не забудьте включить в повестку дня временные интервалы для ответов членов команды на темы, так как это дает команде понять, что у них будет возможность высказать свои мысли и отзывы по теме. Это снижает вероятность прерывания или накопления разочарования. 
  • Заранее разошлите свою повестку дня, чтобы участники могли подготовиться к встрече и, возможно, предложить свои собственные идеи или решения ключевых проблем. 
  • Включите список цифровых инструментов, которые вы будете использовать на собрании, чтобы дать участникам время ознакомиться с ними заранее и, при необходимости, создать логины. 

Совет 3. Получите помощь от помощника  

Организация и проведение эффективного виртуального совещания или онлайн-семинара может оказаться сложной задачей для одного человека, особенно если это общекорпоративное совещание или семинар с участием нескольких команд. 

Разгрузите часть работы по управлению этими собраниями, делегировав задачи и обязанности разным членам команды. Дополнительным преимуществом этого является то, что если они приложили руку к организации встречи, это также повысит их вовлеченность и чувство ответственности во время собрания! 

Некоторые роли, которые вы, возможно, захотите назначить, включают: 

  • Ведущий блокнот, чтобы у всех были заметки, к которым можно вернуться после встречи 
  • Соведущий на случай, если ваша технология выйдет из строя или вам нужно быстро уйти 
  • Хронометрист, чтобы держать всех в расписании
  • Модератор чата, который управляет окном чата и сообщает о любых ключевых проблемах организатору собрания.

Совет 4. Делайте встречи короткими

Чтобы оставаться сосредоточенным и вовлеченным во время виртуальной встречи, требуется значительно больше усилий, чем для ее оффлайн-эквивалента, как для участников, так и для организатора. Отвлекающие факторы — дети, домашние животные, работа по дому — окружают нас повсюду, когда мы работаем удаленно, а когда мы разговариваем по Zoom, может быть трудно игнорировать список рабочих дел, которые нам не терпится отметить. 

По всем этим причинам старайтесь, чтобы ваши встречи были как можно короче. Все, что может быть продолжено впоследствии по электронной почте или в Slack, должно быть выполнено, и следует любой ценой избегать длительных разговоров. Если всплывает тема, требующая более глубокого обсуждения, запланируйте ее на другое время и пригласите только тех членов команды, которым она будет особенно полезна. 

Мы рекомендуем стараться, чтобы ваши виртуальные встречи не превышали 45 минут, однако, если более продолжительная встреча абсолютно необходима, запланируйте короткие перерывы, чтобы участники оставались свежими и энергичными. 

Совет 5. Смешивайте и подбирайте свои цифровые инструменты фасилитации 

В зависимости от типа встречи, которую вы хотите провести, вам нужно будет поэкспериментировать с различными наборами цифровых инструментов и платформ, чтобы найти правильную комбинацию для вашей цели. Вот некоторые вещи, с которыми могут помочь цифровые инструменты: 

  • Обмен документами или идеями
  • Делать заметки 
  • Планирование самой встречи
  • Создание и публикация опросов
  • Дизайн и рисование
  • Представление работы и слайдов 
  • Запись встречи
  • Управление и делегирование задач
  • Онлайн общение

Взгляните на наш список цифровых инструментов для онлайн-семинаров и совещаний , чтобы получить представление о доступных технологиях и о том, как различные инструменты могут вам помочь. Не бойтесь смешивать и сочетать инструменты, которые лучше всего подходят для вашей цели. Если вы можете и это имеет смысл, поделиться своим экраном всегда хорошая идея. Но продолжайте движение! Вы обнаружите, что ваши посетители более вовлечены и с меньшей вероятностью будут пытаться выполнять несколько задач одновременно, когда им есть, за чем следить. 

Совет 6. Проверьте настройку виртуальной встречи 

Как и большинство вещей в жизни, практика делает совершенным. В случае виртуальных совещаний вы, скорее всего, будете использовать инструменты и технологии, которые раньше не использовали, поэтому еще важнее провести предварительный просмотр перед самой встречей. 

  • Попросите друга или члена семьи отрепетировать звонок с помощью программного обеспечения для видеоконференций, которое вы выбрали, чтобы проверить качество его звука, видео, возможности совместного использования экрана и общую простоту использования. 
  • Попробуйте разные положения ноутбука, чтобы обеспечить видимость, минимальный фоновый шум и надежное подключение к Интернету. 
  • Убедитесь, что те упражнения по мозговому штурму или формулированию проблем, которые вы придумали для личных встреч, хорошо переносятся в виртуальную среду. 
  • Попрактикуйтесь в прохождении всей повестки дня с коллегой, чтобы убедиться, что вы выделили достаточно времени для каждого сегмента. 

Совет 7 – Будьте физически осознанны!

Работая или взаимодействуя в Интернете, легко забыть о важности языка тела, выражения лица и тона голоса. Однако то, как мы решаем говорить и вести себя в онлайн-среде, так же важно, как и то, как мы ведем себя лично. Когда мы обращаем внимание на некоторые основы нашего физического присутствия во время виртуальной встречи, наше общение улучшается, и другие участники с большей вероятностью сохранят заинтересованность и энтузиазм.

Посмотрите в камеру

Смотреть в камеру может показаться немного неестественным, но это онлайн-эквивалент зрительного контакта с коллегами и чрезвычайно важная техника удержания их внимания.

Не сутультесь

Сидеть прямо! Даже во время видеозвонка хорошая осанка делает вас более энергичным и уверенным в себе, а сутулость воспринимается крайне негативно. 

Используйте вокальное разнообразие

Избегайте монотонности и определенно избегайте монологов: использование вокального разнообразия не только заставит вас звучать более человечно, но и откроет дискуссию и повысит вовлеченность.

Анимируйте свое лицо и тело 

То, что вы проводите виртуальную встречу, не означает, что вы робот. Чем более человечны вы в своих жестах и ​​выражениях лица, тем больше вы относитесь к своей команде, и тем более комфортно они чувствуют себя, внося свой вклад в собрание или выражая свое мнение. 

Совет 8. Выключайте микрофон, когда не говорите! 

Мы это уже говорили? И, да, мы имеем в виду вас! 

Если вам нужны дополнительные советы, хитрости, идеи и методы проведения фантастических виртуальных встреч или семинаров, ознакомьтесь с некоторыми из наших других публикаций на эту тему: 

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Прокрутить вверх